Un outil qui organise tout pour l’entrepreneur !

L’organisation est primordiale pour bien gérer votre entreprise et encore plus, si vous êtes entrepreneur et que vous travaillez de la maison.

Avec plusieurs projets personnels pour vous, votre famille et votre business, être organisé peut être un gros défi. Avouons-le, en tant qu’entrepreneur, le manque de temps est notre principale excuse !  Et souvent, la cause est un manque d’organisation.

Dans mon article « Un ménage de printemps pour votre boite de réception » je vous partageais la découverte d’un outil exceptionnel pour gagner beaucoup de temps et vous aide à organiser votre boite de réception.

Cette semaine, je vous parle d’un autre outil qui pourrait vous aider à tout organiser pour vous, autant au niveau personnel que professionnel.

On utilise déjà plusieurs excellents outils pour s’organiser tel qu’Excel, Word, Basecamp et Evernote afin de recueillir toutes nos idées pour les prochains articles de blogue, les nouveau produits ou services que nous voulons développer et les projets que nous voulons mettre en place.

Mais je dois admettre qu’il m’arrive souvent de ne plus me souvenir dans lequel des logiciels j’ai sauvegardé un document. Donc, je perds beaucoup de temps à chercher.  Est-ce que cela vous semble familier ?

Fini les recherches, je suis tombé sur un outil appelé « Airtable » et c’était comme un chant d’Alléluia ! Vous le savez probablement que je suis une fanatique de systèmes pour me simplifier la vie.  Un logiciel qui peut recueillir toutes les données facilement a vraiment été une réponse à mes prières.

Qu’est-ce que cet outil, Airtable ?

Airtable est comme le logiciel Excel mais sur des stéroïdes ! Si vous avez déjà utilisé Microsoft Access ou File manager sur le Mac c’est très similaire mais beaucoup plus facile à utiliser.

Vous pouvez vous créer plusieurs bases de données qui vous seront extrêmement utiles. En plus, l’outil a déjà plusieurs gabarits à choisir et à adapter selon vos besoins.

Cet outil vous permet de lier des champs ensembles et de les trier. Vous pouvez aussi filtrer vos entrées, appliquer des codes de couleurs, suivre et organiser vos entrées, attribuer des mots clés. Aussi, il se synchronise sur toutes les plates-formes afin que vous puissiez y accéder n’importe où.

Et la bonne nouvelle… c’est qu’il est GRATUIT.

Le seul temps où vous aurez à payer un frais mensuel est si votre base de données a plus de 1200 entrées, ou si vous avez besoin de plus que 2 Mega octets de stockage de pièces jointes.  Le frais est de 12 $ par mois.

Ses avantages

Vous pouvez attacher des documents qui sont dans votre Dropbox, Google Drive ou même dans Microsoft Drive. Vous pouvez ajouter des pièces jointes, des longues notes, des cases à cocher, des liens et des codes à barres. Tout ce dont vous avez besoin pour rester organisé.

Et même si vous aviez besoin de la version payante, c’est quand même un bon investissement pour toute l’information que vous pouvez organiser.

Cela vous facilitera la prise de décision vous donnera l’opportunité d’offrir un meilleur service à vos clients.

En plus, si vous supprimez accidentellement une base de données, pas de stress, vous pouvez communiquer avec le service à la clientèle et ils pourront la restaurer pour vous.

Sérieusement, cette plate-forme est trop bonne pour ne pas l’utiliser dans votre entreprise et dans votre vie quotidienne !

Voici quelques exemples comment cet outil peut vous être utile :

Pour votre entreprise :

  • Gestion de vos contacts (CRM)
  • Gestion de votre calendrier éditorial
  • Organisation du lancement d’un nouveau produit et service
  • Organisation d’un événement
  • Suivi de vos ventes et de vos dépenses
  • Budget
  • Gestion de vos projets et tâches
  • Campagne publicitaire
  • Stratégie de médias sociaux
  • Sondages
  • Informations d’affiliations
  • Fiche de temps de votre équipe
  • Liste de vos procédures
  • Mots de passes
  • Inspirations et idées

Pour votre vie quotidienne :

  • Planification de vos vacances
  • Achat ou location d’une maison ou d’une voiture
  • Liste d’épicerie
  • Suivi sur vos idées cadeaux
  • Projet de rénovations
  • Organisation d’un mariage
  • Dépenses médicales pour vos impôts
  • Tâches ménagères
  • Événements scolaires de vos enfants

Votre système de gestion de contacts

Pour débuter, je vous recommande de bâtir votre système de gestion de contacts. Pour vous aider, pensez aux informations dont vous avez besoin lorsque vous remplissez une fiche client, telles que :

  • Nom de l’entreprise
  • Nom de la personne contact
  • Rôle
  • Adresse
  • Numéro de téléphone
  • Courriel
  • Langue (si pertinent)
  • Site Web
  • Liens de ses réseaux sociaux (facebook, linkedin, etc)
  • Date de naissance (pour leur envoyer un vœu de fête)
  • Interactions (écrire vos appels, rencontre, interactions avec le contact)
  • Photos
  • Type de contact (prospect, client, fournisseur, employée, sous-traitance, partenaire, etc )

Maintenant, montez votre base de données dans le logiciel en créant chaque colonne avec les éléments appropriés. Et voilà, votre première base de données est montée. Vous pouvez l’alimenter soit en important votre liste actuelle ou en les entrant manuellement.

En ayant ce système en place, vous pourrez encore mieux servir votre client. Vous aurez à la portée de la main toutes vos interactions et informations qui touchent chacun de vos contacts.

Si un client vous appelle, vous n’avez qu’à ouvrir sa fiche et vous pouvez voir d’un seul coup d’œil toute l’information dont vous avez besoin pour bien le servir.

Disons par exemple que vous voyez dans sa fiche qu’il a acheté 3 fois un de vos service, vous pourriez lui proposer un rabais de 10% pour sa fidélité de bon client.

Nul besoin de vous dire que ce client se sentira bien servi et privilégié. Il va sans dire qu’il continuera de revenir vers vous pour l’achat de vos services.  Ceci n’est qu’un exemple.

Laissez votre imagination aller et créer toute sorte de bases de données pour recueillir toutes les informations dont vous disposez.

Allez l’essayer et organisez-vous !

Laissez vos commentaires dans la boîte ci-dessous.

Laissez un commentaire





x