Avez-vous le sentiment d’être surchargé au retour d’un congé ou de vacances?

L’un des plus grands défis auxquels les entrepreneurs font face est le sentiment d’être surchargés avant même ou dès le premier jour de retour d’un congé ou de vacances.

Une boîte de courriels débordante. Votre boite vocale pleine de messages. Une, deux, ou trois urgences vous attendent déjà de pied ferme.

Ouf! L’idée du retour, peut rapidement, même pour les plus organisés, nous faire vivre une bonne dose de stress et créer le sentiment d’une perte de contrôle simplement dans le fait d’avoir trop de choses à faire en trop peu de temps.

Êtes-vous de ceux qui se réveillent à 2h du matin par les millions de choses qui leur passent par la tête? Et si cela vous est déjà arrivé, vous savez bien qu’il n’est pas toujours évident de se rendormir?

Si c’est votre genre, il est temps de mettre fin à ce sentiment une fois pour toutes!

Dans cet article, nous vous partageons quatre stratégies pratiques et efficaces pour mieux gérer cette difficulté.

1. Organiser votre retour

Débutez votre journée en faisant une liste des messages reçus par ordre de priorité. Puis, envoyez un courriel ou appelez chaque personne pour :

  • confirmer que vous avez bien reçu leur demande;
  • leur fournir un échéancier du moment où vous pourrez la traiter;
  • les informer à qui, dans votre équipe, la demande a été déléguée ou si la demande doit être redirigée vers une autre personne.

Vous avez probablement entendu la question : Quelle est la meilleure façon de manger un éléphant?  Et vous avez aussi sûrement entendu la réponse :  une bouchée à la fois.

C’est exactement l’approche qui est à adopter avec tout ce qui nous attend lors de notre retour au travail.

Le sentiment d’être occupé se produit lorsque notre cerveau devient ou a l’impression de devenir trop plein et que nous luttons afin de traiter toutes les demandes qui se présentent. En d’autres termes, il réagit à la surcharge d’informations.

Respirez et portez entièrement votre focus que sur une seule étape à la fois. Nous vous assurons que vous pouvez réellement en faire plus de cette façon. Et en bonus, c’est beaucoup moins stressant.

Selon certaines études, il a été conclu que pour chaque jour de congé ou de vacances, cela vous prendra une heure de rattrapage. Cela signifie que si vous êtes parti en vacances pour une semaine (7 jours), cela nécessitera 7 heures de rattrapage à votre retour.

En outre, vous ne pourrez peut-être pas tout faire dans les deux premiers jours, mais en déterminant les priorités (les vraies!), en planifiant vos actions et en définissant un échéancier réaliste, cela vous aidera à prendre le dessus dès la semaine suivante.

2. Définir et établir vos priorités

Pendant votre absence, il est probable qu’une tonne de courriels et d’appels téléphoniques se soient accumulés. Toutes ces communications entrantes ne justifient pas l’urgence de tout laisser tomber et de répondre sur le champ.

Pour vous aider, voici l’astuce que nous utilisons pour définir la priorité et organiser vos communications :

Faites-vous trois piles :

  • URGENT : À traiter immédiatement.
  • IMPORTANT : Peut attendre quelques jours.
  • EN ATTENTE : À traiter la semaine prochaine.

Dans les deux premiers jours de votre retour, répondez au premier groupe. Par la suite, planifiez les réponses au deuxième groupe pour votre troisième et quatrième jour de retour. Enfin, mettez le dernier groupe en attente jusqu’à la semaine suivante.

Souvent, le projet ou la tâche qui est traitée en priorité est celui où il y a l’engagement d’un délai (responsabilité ou crédibilité oblige!) ou si vous faites face à un client difficile.

Cela peut signifier que les « vraies priorités » sont brouillées. Par conséquent, cela peut entraîner le stress de rater des délais tout simplement parce que le processus que vous utilisez pour déterminer vos priorités est inadéquat.

Nous devons être en mesure de planifier notre journée de travail, notre semaine et notre mois en fonction des priorités et du moment où elles doivent être exécutées. Évidemment, en fonction de la réalité et non des exigences d’une personne.

3. Avoir de bons outils en place et prendre des pauses

Aujourd’hui, nous avons beaucoup plus de flexibilité dans notre travail. Nous pouvons travailler de n’importe quel endroit, ou presque, avec l’Internet.

Investir dans des applications ou logiciels est judicieux et vous aidera à être plus organisé en plus de vous faciliter la vie et le travail.  Eh oui! Cela vous aidera à gagner du temps.

Et avec ce temps gagné, nous vous suggérons fortement de prendre des pauses. Pourquoi?

Parce que vous serez plus concentré et efficace si vous avez l’énergie d’éviter le débordement et le stress lors des premiers jours de retour.

Un moyen pratique de le faire est de prendre une pause, au minimum, le matin.  Ensuite, arrêtez-vous pour diner. Par la suite, prenez-en une autre dans l’après-midi avec une petite collation ou allez prendre une marche de santé.

Des études démontrent que la prise de quelques pauses durant la journée de travail donne au cerveau l’occasion de prendre l’équivalent d’une sieste afin de revenir, aux tâches à accomplir, encore plus concentré et alerte.

 Vous serez alors plus organisé et moins stressé sur ce qui est à faire.

4. Assurez-vous d’avoir des échéanciers réalistes

Un des problèmes les plus courants et vraiment frustrants est que les clients peuvent souvent vous fournir de faux délais.

En fait, nous avons déjà travaillé sur un projet majeur, et passer « une nuit blanche » pour atteindre le délai très serré d’un client, seulement pour découvrir le lendemain que le client était parti en vacances!

Maintenant, nous demandons toujours au client d’expliquer le délai. En particulier, quels sont les facteurs qui déterminent une telle demande. Aussi, nous avons maintenant établi un tarif pour les grandes urgences (demande irréaliste avec un délai de moins de 48 heures).

Cela pourra vous sembler un peu difficile au début mais c’est à nous, en tant qu’entrepreneur, de définir les règles. D’une façon ou d’une autre, avec l’expérience, on apprend à prioriser afin de rester aligné à ses valeurs et de prendre soin de soi.

Maintenant, vous avez le choix de vivre l’expérience par vous-même ou d’apprendre de la nôtre 🙂

Gérer une entreprise prospère signifie nécessairement qu’il y aura un nombre croissant de demandes placées sur votre horaire du temps. Apprendre à les gérer plutôt que de se laisser submerger par elles est une excellente habileté à développer.

Cela vous permettra de faire passer au niveau suivant votre entreprise et d’assurer votre succès à long terme.

Alors, comment allez-vous gérer votre retour au travail?

Laissez-nous vos commentaires ou questions dans la boîte ci-dessous.

2 Comments

  1. Ginette Long sur 9 janvier 2018 à 20 h 15 min

    Très bon article, merci Sylvie pour les conseils… Je vais les utiliser

    • Sylvie Cousineau sur 9 janvier 2018 à 21 h 04 min

      Super, merci ! Nous sommes très contente que vous aimez nos conseils Ginette ! Bonne année 2018.

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